Trancit sparer tid og penge
med Mileage Book
Trancit har igennem flere år benyttet Mileage Book til at registrere kørsel. Mikkel Buck, som er souschef, oplever app’en som intuitiv, og han fremhæver, at den er nem for medarbejderne at bruge. Den helt store gevinst ved at bruge Mileage Book henter Trancit dog i den efterfølgende bearbejdning af de registrerede data.
”Vi har opgraderet vores brug af Mileage Book, så flere processer foregår automatisk, og det gør virkelig en forskel for os. Vi slipper for at sende bilag med fejl frem og tilbage og vi undgår, at der er overlap mellem udbetalinger. Samlet set sparer vi både tid og penge med løsningen,” fortæller Mikkel Buck.
Færre manuelle arbejdsgange
Tidligere var der mange manuelle arbejdsgange og flere muligheder for fejl i godkendelsesprocessen. Småfejl hist og her betød, at alt skulle retur til afsenderen, rettes og igennem endnu en godkendelsesrunde. I dag ligger alt i systemet og er der småting, der skal rettes, håndteres det uden besvær direkte i systemet. I bogholderiet slipper de for mails frem og tilbage, og vedhæftede bilag hører fortiden til.
Slut med overlap og fejludbetalinger
Og så er nogle fejl simpelt hen ikke længere mulige. Før kunne et overlap mellem indberetningerne betyde, at den samme kørsel blev udbetalt to gange. Det sker ikke længere.
”Jeg har et par gange opdaget, at en kørsel var gået med to gange, fordi den lå lige i skellet mellem to perioder. I dag ved vi, at når en tur er sendt ind og godkendt, så risikerer du ikke at sende den samme tur afsted igen. Det kan simpelt hen ikke lade sig gøre. Det er ikke til at vide, hvor ofte det er sket, men når jeg har opdaget det et par gange, er der helt sikkert også gange, hvor jeg ikke har opdaget det. Vi har fuldstændig elimineret dobbeltudbetalinger, og det giver en tryghed at vide, at den fejl ikke kan forekomme i det her set-up,” fortæller Mikkel Buck.
Fleksibel disponering af licenser
Trancit har en løbende udskiftning af medarbejdere. Derfor har det stor betydning for virksomheden, at de selv disponerer over bruger-licenserne.
”Vi har en del ansatte på deltid, hvilket betyder, at vi har en relativt stor gennemstrømning af medarbejdere. Med den løsning vi har nu, disponerer vi selv over vores bruger-licenser. Når en medarbejder stopper, og der starter en ny, ændrer vi bare navnet på, hvem der anvender licensen. Det betyder meget for os, at licensen ikke følger den enkelte medarbejder, men ejes af os. Jeg vil næsten tro, at den fleksibilitet alene udligner mer-prisen ved at have skiftet til enterprise-løsningen,” fortæller Mikkel Buck.
Logge kørsel på projekter
Flere af Trancits opgaver oprettes som projekter, hvor kørsel indgår som en del af den samlede fakturering. Her giver det mening at lade kørslen blive registreret automatisk på projektet.
”Kørsel på projekter er endnu et sted, hvor jeg ved, at vi både kan spare tid og minimere antallet af fejl. Vi skal lige selv være klar i vores eget regnskabssystem, men så ser jeg frem til også at optimere på det område og bruge Mileage Book til at logge kørslen på de relevante projekter,” afslutter Mikkel Buck.
