Masser af tid sparet på 60-dages-reglen
”Der er ro i maven, hvis SKAT skulle dukke op og vi har fået bedre tid til andre opgaver. Jeg vil tro, at Mileage Book har sparet administrationen 50 % tidsmæssigt i arbejdet med kørselsregnskaber, herunder 60-dages-reglen.
Tidligere tog arbejdet med kørselsregnskaberne rigtig lang tid. Vi sad med printede Excel-ark og kuglepenne og kontrollerede alting manuelt. Med Mileage Book har vi nu et langt større overblik, der gør, at vi let kan afvise og godkende ture og tage stikprøver. Integrationen mellem Mileage Book og Danløn betyder også mindre tastearbejde, når kørslen skal over på lønsedlen. Det er en fejlkilde mindre og det giver naturligvis færre fejl.
Hver gang vi har kigget på en løsning til kørselsregnskabet hos Raundahl & Moesby, har vi rendt panden mod en mur, fordi de ikke har kunnet leve op til vores kriterier. Det var indtil vi blev præsenteret for Mileage Book.”
60-dages-reglen er tidskrævende, kompliceret og svær at forstå
”Vores projektledere har hyppige besøg på vores byggepladser og bliver lynhurtigt ramt af 60-dages-reglen. Det vigtigste kriterie for os var derfor, at systemet kunne håndtere 60-dages-reglen uden at det blev mere besværligt for vores medarbejdere.
Skattereglen var blevet en hovedpine for os. Den var svær at styre for medarbejderne, der både havde svært ved at forstå reglen og svært ved at tælle rigtig sammen. Samtidig ønskede de ikke rigtig at bruge tid på det, fordi det ikke gav mening for deres daglige arbejdsopgaver. Deres fokus var bare på, at få deres kørepenge.
Tidligere skulle administrationen manuelt kontrollere medarbejdernes optællinger. Vi kunne se, at måske en tredjedel af medarbejderne lavede fejl i optællingen.
Gennem årene har vi oplevet stor vækst. Vi er gået fra forholdsvis få medarbejdere til at være en stor virksomhed. Processen omkring 60-dages-reglen er blevet tilsvarende arbejdskrævende. Vi har vidst, at mangelfuld kontrol af 60-dages-reglen kunne udgøre et problem, hvis skattemyndighederne kom forbi til et kontrolbesøg.”
Stærkt samarbejde fra onboarding til daglig support
”Før implementering af et it-system tænker man tit, at det kommer til at være besværligt, men med Mileage Book er det forløbet langt bedre end forventet. Ud fra et forsigtighedsprincip er onboardingen foregået i etaper. Primært fordi medarbejdernes historik skulle flyttes over i Mileage Book. Men også den import er gået meget bedre, end vi har turde håbet på.
Under hele samarbejdet har der været et godt parløb med Mileage Book. Vi har haft en fast kontaktperson, der har givet os en tryghed i processen. Vi hele tiden haft en god dialog og oplevet, at Mileage Book var meget løsningsorienterede. Det gælder også, når Customer Success teamet træder til for at løse udfordringer undervejs. Der er hurtig respons og ikke noget der hedder autosvar eller telefonkø.”
