Persondatapolitik

Dit privatliv er vigtigt for Mileage Book A/S. Vi har udarbejdet denne persondatapolitik om beskyttelse af personlige oplysninger for at orientere dig om, hvordan vi indhenter, anvender, videregiver, overfører og opbevarer dine personlige oplysninger.

Læs venligst politikken om beskyttelse af personlige oplysninger for at lære vores praksis for beskyttelse af personlige oplysninger at kende. Hvis du har spørgsmål, kan du stille dem til os pr. e-mail på gdpr@mileagebook.com eller ringe til os på 70 25 11 00.

1. PERSONLIGE OPLYSNINGER

“Personlige oplysninger” er oplysninger om din personlige identitet. Når du opretter en konto på mileagebook.com, indsamler vi forskellige personlige oplysninger, som afhængigt af abonnementstype kan omfatte dit navn, din postadresse, dit telefonnummer og din e-mailadresse. For virksomheder indsamler vi endvidere firmanavn, CVR-nummer og oplysninger om kontaktperson. Vi kan bruge dine personlige oplysninger til følgende formål:

1.1. Kommunikation

Ved køb af et abonnement fremsender vi umiddelbart efter betaling en kvittering for købet. Betaling gennem Apple er undtaget fra dette.
Ved et abonnementets udløb sender vi en mail, hvor vi gør opmærksom på at dit abonnement vil blive forlænget. Betaling gennem Apple er undtaget dette.
Ved oprettelse af en konto, kan vi fremsende mails, der fortæller om funktionaliteten i de forskellige abonnementer.
Ved oprettelse af en konto og brug af vores services, kan vi foretage opkald som led i kvalitetssikring af vores produkt og optimering af vores kunde- og produktservice.
Ved større opdateringer af Mileage Book kan vi sende mail, der indeholder tilbud og/eller beskrivelse af ændringerne.
Ved ændring i handelsbetingelser, persondatapolitik eller andre politikker hos Mileage Book A/S kan vi sende en mail for at gøre opmærksom på disse.

1.2. Kundeservice

Når du kommunikerer med vores kundeservicemedarbejdere via e-mail, telefon eller personligt kan vi indsamle personlige oplysninger, der er relevante for situationen, såsom dit navn, din postadresse, dit telefonnummer, din e-mailadresse, firmanavn og CVR-nummer, samt oplysninger om support- eller servicebehov. Vi bruger disse oplysninger til at give dig kunde- og produktservice.

1.3. Køb

Ved køb af et abonnement eller et Mileage Book produkt hos Mileage Book A/S sker betalingen via betalingsløsningen Nets Easy som opbevarer betalingskortoplysninger. Betaling med kreditkort via Nets Easy sker via en Nets godkendt og PCI-certificeret betalingsløsning.
Nets Easy betalingsløsningen benytter SSL-kryptering i kommunikationen med Nets. Ligeledes benyttes SSL-kryptering i kommunikationen mellem kunderne og serveren, hvor Nets Easy er placeret. Dette betyder, at alle oplysninger, der sendes over internet, er krypteret med et sikkerheds-certifikat. Dette gør, at det ikke er muligt for uvedkommende at opsnappe informationer om dit kreditkort.

1.4. Virksomheder

Firmanavn bruges til at kommunikere personligt med virksomheden.
CVR-nummer bruges i nogle lande til at modtage vores ydelse uden at skulle betale moms.
Oplysninger på kontaktperson i virksomheden bruges til kommunikation jf. punkt 1.1.
Firmanavn og firmaadresse kan endvidere bruges på eksporterede rapporter.

2. DATA

Mileage Book appen indsamler GPS-koordinater i baggrunden, når brugeren har startet en tur. Derudover indsamler Mileage Book generelle, ikke-personhenførbare data som dato, tidspunkt og bilens kilometertal.

2.1. Datatyper og formål

GPS-koordinater

Indsamles i baggrunden, når brugeren har startet en tur i appen.

Ved start- og slutposition gør appen brug af internet-tjenester til at finde start- og slutadresse.
GPS-punkter gemmes på vores servere og giver mulighed for at tegne den kørte rute på et kort, samt markere besøgte adresser på et kort.
GPS-koordinaterne bruges til beregning distancen af den kørte rute.

Dato og tid

Dato og tid bruges til at dokumentere den kørte tur.
Dato og tid bruges til sortering af kørselsdata.
Ved eksport af data giver både app og website en mulighed for at eksportere en given periode.

Bilens kilometertal

Bilens kilometertal bruges til at dokumentere den kørte tur.

Adgang til billeder på telefonen

Adgangen til billeder bruges til at vælge koble et billede af en kvittering på et udlæg.

2.2 Adgang og indsamling af data

Adgang til GPS-data og telefonens billeder sker kun efter forudgående accept fra brugeren. Dette sker i første omgang med accept af Mileage Books abonnementsbetingelser ved oprettelse af konto. Ved brug af appen, skal brugeren igen aktivt bekræfte Mileage Books adgang til og indsamling af lokationsdata samt brugen af kameraet.

2.3. Deling af data

Mileage Book A/S deler ikke data med tredjepart, med undtagelse af de Underdatabehandlere Mileage Book A/S benytter sig af til at drive Mileage Book.

2.4. Begrænsning af data i forhold til årsag og brug

Indsamling og brug af GPS data og adgang til telefonen billeder sker som en forudsætning for appens primære funktioner – nemlig at registrere kørseldata ud fra løbende indsamlede GPS-koordinater samt registrere udlæg i systemet ud fra fotograferede kvitteringer.

Behandling af data er udelukkende begrænset til dette formål og anvendes derfor aldrig i andre sammenhænge.

2.5. Kryptering af data

Alle oplysninger indsamlet via Mileage Books website og app bliver gemt på Mileage Books servere, som er hostet hos Microsoft Azure. Kommunikationen mellem Mileage Book site og server, samt kommunikation mellem Mileage Book app og server sker via en sikker SSL-krypteret forbindelse.

3. RETTIGHEDER

Når vi behandler oplysninger omkring dig, har du en række rettigheder over for Mileage Book.

3.1. Ret til indsigt

Du har ret til at se personoplysningerne, Mileage Book behandler om dig, og få en række oplysninger om behandlingen.

Derudover har du ret til at få en række oplysninger om, hvordan Mileage Book behandler dine personoplysninger. Bl.a.:

hvad er formålet med behandlingen
hvem deler Mileage Book dine personoplysninger med
informationer om det tidsrum dine personoplysninger opbevares i
hvor dine personoplysninger stammer fra

Du kan til hver en tid logge ind på Mileage Books platform for at se, rette og opdatere de indtastede oplysninger vi gemmer om dig.

Alternativt kan du rette henvendelse til Mileage Books support på support@mileagebook.com der give dig indsigt i en række oplysninger omkring de personoplysninger om dig vi behandler.

3.2. Ret til berigtigelse

Du har ret til at få forkerte personoplysninger om dig rettet. Du har også ret til, at Mileage Book gør ufuldstændige personoplysninger om dig fuldstændige.

Hvis du du og Mileage Book er uenige om, om personoplysningerne er forkerte, skal Mileage Book notere, at du mener, at oplysninger om dig er ukorrekte. Mileage Book er desuden forpligtet til at underrette dem, som vedkommende måtte have videregivet de urigtige eller ufuldstændige personoplysninger til.

Du kan til hver en tid logge ind på Mileage Books platform for at se, rette og opdatere de indtastede oplysninger vi gemmer om dig.

Alternativt kan du rette henvendelse til Mileage Books support på support@mileagebook.com. Vores supportafdeling kan hjælpe dig med, hvordan du redigerer og opdaterer dine personoplysninger.

3.3. Ret til sletning

Du har som udgangspunkt ret til at Mileage Book sletter dine personoplysninger, hvis én af en række betingelser, der nævnes i databeskyttelsesforordningen, er opfyldt.

Betingelserne for sletning kan bl.a. være:

Mileage Books formål med behandling af dine personoplysninger er ikke længere er aktuel
Mileage Book behandler udelukkende dine personoplysninger på grundlag af et samtykke, som du nu har trukket tilbage.
Behandlingen af dine personoplysninger er ulovlig.

Hvis Mileage Book er forpligtet til at slette dine personoplysninger, er vi også forpligtet til at give besked til tredjemænd, som dine oplysninger er videregivet til.

Du har altid adgang til at slette dine oplysninger. Mileage Book opbevarer dine personoplysninger i 3 måneder efter abonnementets ophør – med mindre vi af regnskabsmæssige elller jurisdiske grunde skønner, at det er nødvendigt at beholde dem længere.

Har du en FREE konto, sletter vi din konto inkl. dine personoplysninger efter 12 måneder inaktivitet.

3.4. Ret til begrænsning af behandling

Du har ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, hvis én af en række betingelser er opfyldt.

Betingelserne er bl.a.:

Du mener ikke at de personoplysninger Mileage Book behandler om dig, er rigtige.
Du mener at Mileage Book behandler dine oplysninger, men du vil ikke have dem slettet. I stedet anmoder du om begrænset behandling.
Du har brugt din ret til at gøre indsigelse mod Mileage Books behandling af dine personoplysninger.

Du styrer selv eventuel begrænsning af Mileage Books behandling af dine personoplysninger, da du selv har kontrol over alle brugerrettigheder.

3.5. Ret til dataportabilitet

For det føreste har du ret til at modtage de personoplysninger om dig, som du selv har givet til Mileage Book. Personoplysningerne skal sendes til dig i et læsevenligt format.

Du har også ret til at anmode om, at dine personoplysninger overføres fra Mileage Book til en anden dataansvarlig, hvis det er teknisk muligt, og hvis to betingelser er opfyldt:

Behandlingen af dine oplysninger er automatisk og baseret på dit samtykke eller er nødvendig for at opfylde en kontrakt.

Du har selv givet de oplysninger, Mileage Book behandler.

Du kan til enhver tid eksportere alle dine registrerede ture og kørselsregnskaber, der ligger i Mileage Books system.

3.6. Ret til indsigelse

Selvom en behandling af dine personoplysninger er lovlig, har du ret ret til at gøre indsigelse mod den.

Når Mileage Book modtager din indsigelse, tager vi stilling til, om din indsigelse er berettiget. Det kan f.eks. være, at du kommer med ”tungtvejende grunde” imod behandlingen af dine personoplysninger. I sådanne tilfælde skal Mileage Book genoverveje, om behandlingen af dine oplysninger er nødvendig.

3.7. Ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse

Du har ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse udelukkende baseret på automatisk behandling, herunder profilering.

En automatisk behandling eller afgørelse vil sige at, der ikke er nogen fysisk person involveret.

Du har ret til, at afgørelser, der har betydelig påvirkning på dig (f.eks. retsvirkning), ikke kun er baseret på automatisk behandling.

4. DATABEHANDLERAFTALE

Persondataforordningen (GDPR) tilskriver, at der skal være en databehandleraftale mellem din virksomhed og Mileage Book. Din virksomhed er dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, som vi behandler på din virksomheds vegne. Databehandleraftalen er en instruktion til os i, hvordan vi skal behandle dine samt andre kunders og partneres persondata. Se vores databehandleraftale.

5. COOKIES

En cookie er en lille tekstfil, der lagres på din computer eller tilsvarende for at kunne genkende den. Der er ingen personlige oplysninger gemt i vores cookies, og de kan ikke indeholde virus. Se vores cookie-politik.